Jokainen talousammattilainen tietää, että tilinpäätös on vuoden kiireisintä aikaa. Kajaanin ammattikorkeakoulun (KAMK) tilikausi on kalenterivuosi, mikä tarkoittaa, että tammikuussa tehdään valtavasti töitä laajasti läpi organisaation tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen eteen. Raportointi ei pääty tilinpäätökseen: korkeakoulujen velvoite on raportoida taloustietoa myös opetus – ja kulttuuriministeriöön (OKM). Keskeinen ohjeistus annetaan ammattikorkeakoulujen talouskoodistossa.
Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastus ovat isoja ponnistuksia
Toimintakertomuksen laadintaan osallistuvat mm. KAMK:n johtoryhmä, talous ja HR. Johtoryhmä laatii katsaukset tilikauden aikaisiin tapahtumiin ja kehitykseen, ja HR kerää henkilöstöön liittyvät tiedot. Täsmäytämme tase-erät ja keräämme niihin liittyvät dokumentaatiot. Taloudessa keräämme saldovahvistukset, todistukset, vastuusitoumukset, sopimukset ja lukemattomat muut tilinpäätökseen liittyvät tiedot. Monelle voi tulla yllätyksenä se, miten paljon työtä tilinpäätöksen valmistelu vaatii. Tilinpäätösaika voi olla hyvin stressaavaa, joten jokaisen kannattaa miettiä mitkä ovat ne itselleen parhaimmat palautumisen tavat työkyvyn ylläpitämiseksi.
KAMK:ssa on kokeneet talousammattilaiset laatimassa tilinpäätöstä, ja vastuunjakoa on vuosien saatossa tarkennettu. Töitä jaetaan kaikille, eikä asiat ole yhden henkilön varassa. Tiimissä osaamisen jakaminen ja laajentaminen ovat keskeisiä, jotta asiat tulevat hoidetuksi kaikissa tilanteissa. Tilikauden aikaiset muutokset ja niiden vaikutukset kannattaa selvittää hyvissä ajoin ennen tilinpäätöshetkeä. Joka vuosi opimme jotakin uutta ja mietimme, mitä voisimme tehdä seuraavalla kerralla paremmin. Korkeakoulujen talouskoodisto poikkeaa jonkin verran osakeyhtiön tilinpidosta, sillä OKM asettaa talouskoodistossa omat velvoitteensa. Korkeakoulujen talouden kokonaisuuden hallinta vaatii laajaa osaamista ja ymmärrystä.
KAMK:n taloushallinto on osittain ulkoistettu. Vastuunjaon mukaisesti ulkoinen palveluntarjoaja hoitaa oman osuutensa sekä kirjanpidosta että tilinpäätökseen liittyvistä toimenpiteistä. Esimerkiksi käyttöomaisuuskirjanpitoon liittyvät kirjaukset sekä poistolaskenta ovat kokonaan ulkoisen kumppanimme vastuulla. Yhteisesti sovitut aikataulut ja yhdessä sovittu vastuunjako jämäköittävät talouden hallintaa. Talouden vuosikello ohjaa toimintaa koko organisaatiossa. Vuosikello on koko toiminnan kivijalka, koska silloin fokusoimme resurssit oikeisiin asioihin.
Vuosittaiseen tilinpäätöksen valmiiksi saattamiseen kuuluu olennaisena osana tilintarkastus. Tilintarkastaja vahvistaa lausunnollaan, että KAMK:n talousasiat ovat kunnossa. Yhdessä tunnistettuja haasteita ovat esimerkiksi lukuvuosimaksujen hallintaan liittyvät kirjaukset, ja tähän haasteen olemme jo jonkin aikaa yrittäneet etsiä ratkaisua.
Tilintarkastajat organisaation ulkoisina kumppaneina ja sparraajina
Tilintarkastukseen kannattaa varata aikaa omasta kalenterista, jotta lisätietojen etsimiseen on riittävästi aikaa. Viimeisimmän tarkastuksen yhteydessä keskustelimme esimerkiksi investointien toimintatapaohjeistuksesta ja saimme ohjeistuksen päivittämistä varten hyviä vinkkejä. Kevään aikana laadimme KAMK:lle investointeihin liittyvän ohjeistuksen, jota noudatamme toiminnassa. Myös rahoituslaskelman laadintaan liittyen tarvitsimme tilintarkastajan apua. Tämäkin onnistui hienosti, kun saimme ohjeet siitä, miten eri erien käsittely kuuluu mennä rahoituslaskelmalla. Uutta tietoa ja osaamista jäi siis tänäkin vuonna omaan takataskuun. Näitä kohtaamisia ja käytännön oppeja todellakin arvostaa!
Korkeakoulujen tiedonkeruu
Kajaanin ammattikorkeakoulun vuosittainen velvollisuus on raportoida Opetus- ja kulttuuriministeriölle talouslukemia määräaikoihin mennessä. Tämä raportointi on tärkeä osa korkeakoulun toimintaa, sillä se varmistaa taloustietojen läpinäkyvyyden ja vertailukelpoisuuden. Korkeakoulujen talouteen liittyvä data löytyy julkisesti Vipunen -tietopalvelusta.
Taloustiedonkeruussa raportoidaan korkeakoulujen tilikauden talousdataa erillisen tiedonkeruun ohjeistuksen mukaisesti.
Esimerkiksi kuluerittelyt tulee laatia ohjauksen aloittain ja toiminnoittain. Tämä tiedonkeruu vaatii korkeakoulujen taloustietojen kirjaamista niin, että talousdataa voidaan ryhmitellä eri tietotarpeita palvellen. Helpoin tapa tuottaa vaaditut tiedot on määritellä dataa ohjaavat tiedot niin tarkalle tasolle kuin organisaatiossa olemme itse päättäneet. Esimerkiksi ohjauksen alaa koskeva tarkentava tieto kirjataan kirjanpidon rivillä.
Monet korkeakoulut tekevät tiedonkeruuseen liittyvät laskennat Excelissä. Meillä KAMK:ssa raportoinnin tueksi on valjastettu Power BI -työkalu. Power BI:n avulla voimme täsmäyttää ja ristiintarkistaa tietoja niin, että virheet tai puutteellisuudet saadaan korjattua kirjanpitoon kuukausittain. Tyypillisesti tositteelta puuttuu jokin kirjanpidon riviä tarkentava tieto. Tiedon tarkkuustaso on iso haaste. Lisäksi tekoälyn ja automaation hyödyntäminen ei onnistu, koska tarkkuustaso on liian tarkka. Teknologia kehittyy sitä tahtia, että myös taloudessa otamme tarpeen mukaan uusia järjestelmiä käyttöön ja vanhoista luovutaan. Kehitys on nopeaa. Eri talouden järjestelmiin liittyviä positiivisia ja negatiivisia puolia punnitaan tarkkaan harkiten, sillä yleensä uuden järjestelmä käyttöönotto vie organisaatiolta paljon aikaa ja energiaa. Suunnitelmallisuus käyttöönotossa ja ajankäytössä on jo enemmän kuin puoleksi tehty. Useita eri käyttöönottoja ja projekteja ei ole realistista edistää samanaikaisesti.
Tulkinnallisuus haastaa
Valitettavasti korkeakoulun tiedonkeruun ja talouskoodiston ohjeistus jättää korkeakouluille tulkinnanvaraisuutta. Silloin ammattikorkeakoulujen vertailukelpoisuus ei toteudu. Toki lienee niinkin, ettei yksioikoista tulkintaohjetta voida edes edellyttää. Valtion talouden tarkastusvirasto (VTV) teki vuoden 2024 aikana tarkastuksen 13 suurimpaan ammattikorkeakouluun. Tarkastuksen kohteena oli toimintaan myönnetty valtionrahoitus. VTV antoi tarkastuskertomuksessa ministeriölle suosituksen kiinnittää huomiota riittävään valvontaan ja ohjeistukseen. Tämän jälkeen ministeriöltä on tullut tarkentavia ohjeistuksia ja pyyntö tarkastaa takautuvasti tietoja vuosilta 2022 ja 2023. Jälkiseuranta tehdään vuonna 2027
KAMK:n talousraportointi on jatkuva prosessi, joka vaatii tarkkuutta ja huolellisuutta. Power BI:n avulla voimme varmistaa, että talousdata on oikein ja ajantasainen. Vaikka ohjeistukset voivat jättää tulkinnanvaraa, pyrimme jatkuvasti parantamaan prosessejamme ja varmistamaan, että raportointi on mahdollisimman tarkkaa ja luotettavaa. Työn kehittämisen olennaisena osana toimii myös verkoston yhteistoiminta ja vuorovaikutus. Keskustelun tueksi meillä on yhteinen korkeakoulujen välinen Teams-alusta ja vuosittaiset ammattikorkeakoulujen väliset tapaamiset. Yhteiset verkoston kokoontumiset ovat olleet toivottuja ja korkealaatuisia.
Kehittäminen keskiössä
Talouden prosessien osalta toteutettiin kevään 2025 opinnäytetyössä tutkimus, jonka tavoitteena oli kartoittaa taloushallinnon tärkeimmät ja kriittisimmät työtehtävät. Tutkimus toteutettiin laadullisena haastattelututkimuksena. Työssä haastateltiin viittä asiantuntijaa, jotka työskentelevät taloushallinnon eri osa-alueilla. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.
Tärkeitä oman organisaation tehtäviksi koettiin erityisesti:
- Asiantuntijuutta vaativat tehtävät
- Tulkintaa ja vuorovaikutusta edellyttävät prosessit
Ulkoistettaviksi ehdotettiin:
- Toistuvia ja teknisiä tehtäviä, kuten toimittajatietojen päivitys
- Stipendilomakkeiden käsittely
Tutkimuksen pohjalta syntyi konkreettisia kehitysehdotuksia:
- Päivitetään tehtävien vastuujakotaulukko
- Kehitetään perehdytysalusta tai -paketti
- Selvitetään ulkoistamisen ja automaation mahdollisuuksia
Taloushallinnon tehtävien kriittisyyden ymmärtäminen auttaa organisaatiota:
- Varmistamaan jatkuvuuden henkilöstömuutoksissa
- Kohdistamaan resurssit oikein
- Kehittämään tehokkaita ja turvallisia prosesseja
Laadittu opinnäytetyö osoittaa, että taloushallinnon tehtävien kriittisyyden arviointi ei ole vain hallinnollinen harjoitus – se on strateginen valinta. Kun tiedämme, mitä kannattaa tehdä itse ja mitä voi antaa muille, voimme rakentaa vahvempaa ja ketterämpää organisaatiota.
Lähteet
Korkeakoulujen taloushallinnon koodisto
Vipunen tietopalvelu
https://vipunen.fi/fi-fi/amk/Sivut/Talous.aspx
Taloustiedonkeruun ohjeistukset: https://wiki.eduuni.fi/spaces/cscsuorat/pages/469017983/4.1.5+AMK+Taloustiedonkeruu+2024 )
Laillisuustarkastuskertomus: Ammattikorkeakoulujen valtionrahoitus. Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuskertomukset 11/2024 (Ammattikorkeakoulujen valtionrahoitus – Valtiontalouden tarkastusvirasto)
Jylänki, Jenni (2025). Taloushallinnon kriittisten tehtävien tunnistaminen. AMK-opinnäytetyö. Kajaanin ammattikorkeakoulu https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060821473